فرصة لا تفوت / شركة أورباكون للمقاولات والتجارة تقوم بالتعيين في قطر للوظيفة التالية Don't miss an opportunity / Urbacon Contracting and Trading Company is hiring in Qatar for the following position


 


Receptionist wanted

↔️

Job Title: Receptionist

Location: [Insert Company Location]
Job Summary:
The Receptionist is the initial point of contact for visitors, clients, and employees, providing assistance, information, and administrative support. The role is responsible for greeting guests, answering phone calls, and managing inquiries in a professional and courteous manner. Additionally, Receptionists may perform various administrative tasks, such as scheduling appointments, handling correspondence, and maintaining office records. Their role is essential in creating a positive first impression and ensuring smooth communication and operations within an organization.

Job Responsibilities:

  1. Greet and welcome visitors, clients, and employees upon arrival, providing a friendly and professional first point of contact.
  2. Answer and direct incoming phone calls to the appropriate individuals or departments, taking messages as necessary.
  3. Manage the reception area, ensuring it is clean, organized, and presentable at all times.
  4. Respond to inquiries from visitors and callers, providing information about the organization, its services, and directions as needed.
  5. Schedule appointments, meetings, and conference rooms for staff and clients, coordinating calendars and sending reminders.
  6. Handle incoming and outgoing mail, packages, and deliveries, distributing them to the appropriate recipients.
  7. Assist with administrative tasks such as typing, filing, photocopying, and faxing documents.
  8. Maintain office supplies inventory, placing orders as needed to ensure adequate stock levels.
  9. Assist with special projects or events as assigned by management, contributing to the overall efficiency and effectiveness of the office.
  10. Uphold security protocols by monitoring access to the premises and ensuring that visitors sign in and wear identification badges when required.

Job Knowledge & Skills:

  • Familiarity and working knowledge of general office machines (e.g., fax, copier, printers, etc.) required.
  • Knowledge of phone etiquette.
  • Good communication skills (oral and written) in English.
  • Good understanding and knowledge of document control and management.
  • Proficiency in computer systems, applications, and programs.
  • ERP knowledge, preferably SAP, is a requirement to be successful in this role.

Job Experience:

  • Minimum of 3 years working experience.
  • At least 2 years of relevant working experience.
  • 2 years of experience in the GCC region is a plus.

Competencies:

  • Collaboration
  • Reception L2
  • Calendar Maintenance L2
  • Clerical/Administrative L2
  • Guest Relations L2
  • Travel Arrangements L2
  • Accountability
  • Resilience
  • Quality
  • Leadership

Education:

  • High School Diploma
  • Bachelor's Degree in any related field.


مطلوب موظفه استقبال 

المسمى الوظيفي: موظف استقبال
الموقع: [إدراج الموقع]
ملخص الوظيفة:
موظف الاستقبال هو نقطة الاتصال الأولية للزوار والعملاء والموظفين، حيث يقدم المساعدة والمعلومات والدعم الإداري. تتضمن المهام الترحيب بالضيوف، الرد على المكالمات الهاتفية، وإدارة الاستفسارات بطريقة احترافية ومهذبة. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي موظفو الاستقبال مهامًا إدارية متنوعة مثل جدولة المواعيد، التعامل مع المراسلات، والحفاظ على سجلات المكتب. دورهم أساسي في خلق انطباع أول إيجابي وضمان التواصل والعمليات السلسة داخل المنظمة.

المسؤوليات الوظيفية:

  1. الترحيب بالزوار والعملاء والموظفين عند وصولهم، وتوفير نقطة اتصال أولى ودية واحترافية.
  2. الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها إلى الأشخاص أو الأقسام المناسبة، وتسجيل الرسائل عند الحاجة.
  3. إدارة منطقة الاستقبال، وضمان أنها نظيفة ومرتبة وقابلة للعرض في جميع الأوقات.
  4. الرد على استفسارات الزوار والمتصلين، وتقديم معلومات حول المنظمة وخدماتها وإرشاداتها حسب الحاجة.
  5. جدولة المواعيد والاجتماعات وغرف المؤتمرات للموظفين والعملاء، وتنسيق الجداول الزمنية وإرسال التذكيرات.
  6. التعامل مع البريد الوارد والصادر، الطرود، والتسليمات وتوزيعها على المستلمين المناسبين.
  7. المساعدة في المهام الإدارية مثل الكتابة، والأرشفة، والتصوير، وإرسال الفاكسات.
  8. الحفاظ على مخزون لوازم المكتب، وتقديم الطلبات حسب الحاجة لضمان توافر المخزون الكافي.
  9. المساعدة في المشاريع أو الفعاليات الخاصة حسب تكليف الإدارة، والمساهمة في تحسين الكفاءة والفعالية العامة للمكتب.
  10. الحفاظ على بروتوكولات الأمان من خلال مراقبة الوصول إلى المبنى وضمان تسجيل الزوار وارتداء بطاقات التعريف عند الحاجة.

المهارات والمعرفة الوظيفية:

  • الإلمام والعمل مع الآلات المكتبية العامة (مثل الفاكس، الناسخ، الطابعات، وما إلى ذلك) مطلوب.
  • معرفة آداب الهاتف.
  • مهارات تواصل جيدة (شفهياً وكتابياً) باللغة الإنجليزية.
  • فهم ومعرفة جيدة بإدارة الوثائق.
  • الكفاءة في أنظمة الكمبيوتر والتطبيقات والبرامج.
  • معرفة بنظام ERP، ويفضل SAP، كشرط أساسي للنجاح في هذا الدور.

الخبرة الوظيفية:

  • خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات.
  • خبرة عملية ذات صلة لا تقل عن سنتين.
  • يفضل خبرة سنتين في منطقة الخليج.

المهارات الأساسية:

  • التعاون
  • استقبال L2
  • إدارة الجداول L2
  • الأعمال الإدارية/الكتابية L2
  • علاقات الضيوف L2
  • ترتيبات السفر L2
  • المساءلة
  • المرونة
  • الجودة
  • القيادة

المؤهل العلمي:

  • شهادة الثانوية العامة
  • درجة البكالوريوس في أي مجال ذي صلة.

للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التالي To apply and learn more, visit the following link